往復はがき

実は今年、卒業後一番最初に勤めた会社の同窓会の幹事に当たっています。 

こちらも、コロナウィルスの感染拡大のため、来年に延期にすることにしました。
どうなるのか気にされていた方たちも多かったみたいで、みなさん考えることは同じですね。

それで、同窓会の案内の通知なのですが、これまでの慣例では往復はがきを使っていて、
私達も同じようにするつもりだったのですが、今回は2回、今年の延期のお知らせと、来年また、詳細のお知らせを送らないといけません。

往復はがきって、126円なんです。

2回送ると、会費だけでは賄えなくなる可能性も出てきたので、来年のお知らせをメールでできる方は、そちらに変えていただこうということになりました。

そこで、いくつかの問題が出てきました。

メールだと、届かない人がいる、届いても迷惑フォルダーに入って気が付かない人がいる。

延期のお知らせはまだしも、来年の開催のお知らせが届かないのは問題ですよね。

なので、出欠は別として、必ず受領のお知らせをメールしてもらうことにしました。
受領側にもひと手間プラスです。

ここでまた、問題です。
様々な理由で、返信がない人がいます。受領の返信をしないといけないということを予想していないので、見過ごされることも多いです。

返事がない場合は、再度往復はがきでフォローアップです。
ここで、メールとはがきを送るというふたつの作業が発生します。

ここまで読むのも疲れたかもしれませんが、要するに、メールはちゃんと届けば5分以内に返信が返ってくる可能性もあり、そこで連絡は完了できます。

でも、それ以外の時は、最悪はお知らせが届かない、届いていたとしてもフォローアップが必要になることもあって、そこで一仕事増える、というわけです。

その点、往復はがきは一回で確実に届きます。
届かなかったときは、ちゃんと郵便局から返ってくるので、届いたかどうかの心配もしなくていいです。(そこでかかる時間は別の問題として。)

今回この作業をしながら、メールの面倒な点にも気づき、そう思うと往復はがきで送るというのもそんなに悪いものではないな、と思いました。

次に問題になったのは、最近はLINEだけをしている人たちも多く、そういう方たちには、はがきでしかお知らせができません。
LINEは不特定多数の人たちへの通知には向かないです。
(教室のはビジネス用アカウントなので、一斉通知ができます。)

さらには、メールアドレスを教えてください、と聞いても、LINEのアカウントを知らせてこられることが多数で、予想していなかったことだったのでびっくりしました(笑)

ここでの説明の行き来にも時間がかかります。

なので、デジタル化しようとしても100%にはほど遠く、はがきを作る作業、あて先を印刷する作業、投函に行く作業などは絶対に省けないわけです。
これは、ワードやプリンターの設定など、慣れない者にはとても面倒です。

全員に、一斉メールで一回でお知らせができたらどんなに楽だろうと思いました。

長くなりましたが結論です。

メールを使って、うまく流れた時のスピードや便利さは何物にもかなわない。
でも、完璧に動いてくれるわけではないので、問題になることの想定や、それを予防するための作業には時間が必要。さらに、届かなかった時の損失は大きい。

その点、アナログは確実。
でも、メールがちゃんと動いた時と比べると、作業時間には膨大な差がある。

今回は、結局両方をすることになったので、さらに作業時間は拡大(笑)

全員にメールで送れたら便利だ、という妄想をしていたので、こんなにはがきの作業があることは予想しておらず。。。がっかりです(笑)

便利になったようで、実は、本当に余計な仕事が増えているのだなー、とつくづく思いました。
以前だったら、はがきだけで終わったわけですからね。
どうしたらいいかなどを、考える時間も必要ありませんでした。

デジタルは便利ですが、うまく動かなかったときの損失も大きいです。システムが動かなかったときの設定の修正作業にも、時には膨大な時間がかかります。(よく、私の時間を返して、と思います。)

でも、だからと言って、アナログだけでというのは今の時代では暮らせません。様々なところがデジタル化されています。

結局今の段階では、どちらか一方に頼らず、両方と上手に付き合いながら暮らしていかないといけないんだろうな、と思いました。
それから、やっぱりデジタルを取り入れていけば、暮らしは数段便利になります。

また、ひとつ勉強になりました。

それにしても、往復はがきがこんなに頼れるものだったとは。
いつもメールやLINEを使っているので気が付きませんでした。
郵便局、大切です。



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